外贸报价单（quotation / quotation sheet）是成交前发给国外买家的价格文件。它列出货号、规格、数量、单价、金额，并写明价格条款与有效期。它通常不是商业发票，也不等于形式发票。
Quotely 的外贸场景页说明了产品库和 PDF 分享；本文只讲「这一页该写什么」，避免询盘石沉大海。
必须写清的字段
品名与规格：型号、材质、尺寸、包装，和样品一致。含糊的「按贵司要求」等于没有报。
数量与 MOQ：阶梯价就分行列出，不要只在备注里口头说。
价格条款：FOB / CIF 等写在单价旁边，不要让客户猜港口。
交期与有效期：交期用工作日或日历日；价格有效期用具体日期，汇率一动你才有退路。
和形式发票、商业发票分开
报价单用于询价比较。形式发票（proforma invoice）常用于预付或报关草单。商业发票用于收款和清关。混用会让客户财务和货代都卡住。详见《报价单和发票的区别》。
用模板固定英文版式
不要每封询盘从空白 Excel 复制。在 Quotely 里做一份外贸模板：英文抬头、规格列、金额公式、Incoterms 备注。产品库存 SKU，下次只改数量。
发给客户用 PDF 或分享链接，避免 xlsx 在对方电脑里乱码或被改价。
发出前再看一眼
币种是否写明；单价旁是否有价格条款；总价是否由公式算出；有效期是否为日期。做完这些，才谈得上专业。行业方案见外贸报价单页。