一份专业报价单要让买方在一分钟内确认：向谁报、报什么、多少钱、有效到哪一天。下面这些错误会让采购直接把文件打回，或拿去跟财务对不上账。
1. 明细合计和底部总价不一致
这是最致命的错误。原因几乎都是手工改了合计，或复制旧表时公式断了。改法：小计 = 数量 × 单价，总价只来自汇总公式，禁止在合计单元格里打字。
2. 没有有效期，或写成「尽快回复」
没有日期的价格会被无限期引用，原材料一涨你就亏。写成具体日期，例如「本报价有效至 2026-08-31」。
3. 没写清含税、含运
外贸和工程最容易在这里扯皮。在表头或备注写死：单价是否含税、是否含运费/安装。不要让客户用总价反推。
4. 用可编辑的 Word / Excel 当正式报价
客户可以改条款和单价，你事后很难证明发出去的是哪一版。正式件用 PDF 或只读链接。核算可以继续留在 Excel。对比见《Quotely vs Excel》。
5. 把报价单当成发票
报价单在成交前提出价格；发票在成交后要求付款。客户财务通常只认发票。Quotely 只做报价单。详见《报价单和发票的区别》。
6. 买方名称、编号缺失
没有买方名称，客户内部无法转发。没有编号，对方回复「就按上次那份」时你会找不到版本。每份报价给一个编号。
7. 发出后不知道客户有没有看
附件无法统计打开。分享链接可以看到浏览次数，便于跟进。操作见《如何在线分享报价单》。
发出前 30 秒清单
总价唯一且等于明细；有效期是日历日；税与运写清；买方名称和编号在；文件是 PDF 或只读链接。用 Quotely 模板可以把前四项变成默认，而不是每次靠记忆。